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Enregistrer un nom d'usage japonais (通称) pour préserver sa vie privée et simplifier son quotidien

·6 mins
Ixonae
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Avertissement : Cet article a été traduit de l’anglais par un LLM. La précision n’est pas garantie. Vous pouvez lire l’article original en anglais.

Au Japon, les résidents étrangers peuvent enregistrer un nom d’usage (通称, tsūshō)1 pour l’utiliser dans certaines situations à la place de leur nom légal. J’en utilise un depuis un bon moment et je souhaitais partager ce que j’ai appris sur la protection de la vie privée et sur la procédure d’enregistrement.

Un nom d’usage ne modifie pas le nom figurant sur votre passeport et ne remplace pas votre nom légal en dehors du Japon.

Cet article relate mon expérience personnelle et ne constitue pas un conseil juridique. Les démarches et l’acceptation varient selon la municipalité et le service concerné.

Pourquoi j’en voulais un
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Si vous êtes étranger et vivez au Japon, à moins d’avoir la chance d’avoir un nom complet très (très) court, sans deuxième prénom et écrit uniquement avec les 26 lettres latines standard, vous connaissez probablement les difficultés des démarches administratives.

Par exemple, lors de l’ouverture d’un compte bancaire, le nom indiqué sur la demande doit correspondre strictement à celui de vos pièces d’identité. Cela peut être compliqué quand un formulaire manque de place ou gère mal les deuxièmes prénoms et certains caractères.

Après de nombreux échanges avec le service client, vous trouverez peut-être une solution de contournement (par exemple, regrouper vos prénoms et deuxièmes prénoms dans un seul champ), mais des problèmes peuvent surgir plus tard. Une banque et un courtier ont enregistré mon nom différemment, ce qui m’a empêché de mettre en place un prélèvement automatique.

C’est ce qui m’a d’abord poussé à chercher un moyen de me simplifier la vie, mais les avantages pour la vie privée (c’est-à-dire la possibilité de réduire la quantité d’informations personnelles que l’on communique) m’ont aussi motivé à en enregistrer un.

La procédure de demande
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Pour enregistrer un nom d’usage, il faut se rendre à la mairie, remplir un court formulaire indiquant le nom souhaité et la raison de la demande, puis fournir une pièce d’identité. Jusque-là, rien de compliqué. Mais il faut également apporter des documents montrant que vous utilisez déjà le nom que vous souhaitez enregistrer.

Notez que les citoyens japonais ne peuvent pas enregistrer de nom d’usage2 et que chaque municipalité applique ses propres règles (vous trouverez des exemples dans les références). La procédure peut donc être simple ou plus laborieuse selon votre lieu de résidence, le nom demandé et le temps dont dispose l’agent qui traite votre dossier.

Voici des exemples de documents que certaines municipalités peuvent accepter :

  • Courrier postal (la plupart des mairies ne semblent malheureusement pas l’accepter)
  • Attestation d’emploi
  • Carte d’assurance
  • Factures de services publics (simple, jusqu’à ce que le nom doive correspondre à celui enregistré pour votre moyen de paiement)
  • Relevé bancaire
  • Carte d’inscription d’un patient à l’hôpital (facile à obtenir si vous payez sans assurance)

Par exemple, si vous êtes marié à un citoyen japonais, il peut être relativement facile d’utiliser le nom de votre conjoint. Si la prononciation de votre nom n’est pas évidente, vous pourrez peut-être demander à votre employeur ou à votre banque d’enregistrer une autre transcription en katakana3 (un syllabaire phonétique japonais).

D’après mon expérience, les banques enregistrent toujours le nom légal réel, mais sont plus souples sur la transcription en katakana. C’est cette dernière qui compte vraiment, car les systèmes tiers la vérifient. Par exemple, si vous mettez en place un prélèvement automatique pour votre abonnement téléphonique, le système du fournisseur vérifiera que le nom enregistré chez lui correspond à celui du compte bancaire.

Après la procédure
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Une fois la procédure terminée, vous pouvez faire inscrire votre nom d’usage sur votre carte My Number4, votre certificat de résidence5 (住民票, Jūminhyō), votre certificat de sceau et éventuellement votre permis de conduire (je n’ai pas essayé pour ce dernier, je ne peux donc pas le confirmer).

Après l’enregistrement, vous pouvez demander la suppression du nom, mais il peut être difficile, voire impossible, d’en enregistrer un autre par la suite. De même, un changement ultérieur peut être refusé, sauf dans certaines circonstances comme un mariage ou un divorce.

Vient ensuite la question qui nous intéresse : dans quelle mesure ce nom est-il accepté ? Cela dépend…

Du côté de l’administration japonaise, vous pouvez l’utiliser presque partout (sauf auprès des services de l’immigration), et votre municipalité l’utilisera par défaut pour vous envoyer du courrier.

Certaines démarches restent pénibles. J’ai par exemple passé plus de deux heures à expliquer au personnel municipal que leurs propres règles m’autorisaient à enregistrer un 実印 (jitsuin, un sceau officiel utilisé pour signer des documents importants, comme des actes immobiliers ou des formalités de création d’entreprise) sous mon nom d’usage. J’ai fini par y parvenir après avoir fait remonter la question à différents services.

Dans le secteur privé, j’ai trouvé plus difficile de l’utiliser pleinement :

  • J’ai plusieurs comptes dans différentes banques. Jusqu’à présent, je n’ai pas réussi à ouvrir un compte sous mon seul nom d’usage. Les banques peuvent l’accepter comme transcription en katakana (ce qui reste appréciable, car c’est le nom que voient les personnes extérieures à la banque lorsque j’utilise ce compte), mais elles ont toutes conservé mon nom légal.
  • Certains services financiers autres que les banques traditionnelles ont été plus souples. J’ai pu enregistrer uniquement mon nom d’usage auprès de sociétés de cartes de crédit, de services comme PayPay et de courtiers.
  • J’ai également réussi à ouvrir des lignes téléphoniques sous mon seul nom d’usage.
  • En voyage, ce nom peut aussi être inscrit sur les formulaires d’enregistrement des hôtels. Les hôtels ne peuvent généralement pas vérifier l’identité des résidents, donc on pourrait techniquement écrire n’importe quoi, mais inscrire de fausses informations sur ce formulaire peut être illégal.

Conclusion et limites
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Dans l’ensemble, le nom d’usage améliore le quotidien, mais les avantages pour la vie privée varient.

Si un service exige une vérification KYC, l’utilisation d’un nom d’usage ne dissimule pas votre identité à cette entreprise. Les documents officiels (comme une carte My Number) qui affichent le nom d’usage affichent aussi votre nom légal. Même si vous pouvez vous inscrire uniquement sous votre nom d’usage, vous ne pouvez pas savoir si l’entreprise conserve votre nom légal ailleurs dans ses systèmes internes.

Cela reste toutefois une protection supplémentaire : ce nom peut masquer votre nom légal à certaines personnes et à certains services avec lesquels vous interagissez, ainsi que dans certains documents publics, comme les registres des entreprises (ce qui me semble être un avantage considérable).

J’ai aussi constaté que certains hôpitaux avaient des pratiques discutables en matière de confidentialité : j’ai découvert une faille sur un site de réservation et trouvé que certaines données communiquées à un hôpital avaient été divulguées. Pouvoir y utiliser un autre nom est un avantage supplémentaire.

Les entreprises ne sont pas tenues d’accepter un nom d’usage et certaines peuvent ne pas bien connaître ce dispositif, puisque seuls les résidents étrangers peuvent en enregistrer un (environ 3 % des résidents au Japon) et que seule une partie d’entre eux le font.

Tout bien considéré, je pense toujours que l’enregistrement d’un nom d’usage en vaut la peine.

Références
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  1. 通名, Wikipédia
  2. FAQ sur l’enregistrement des résidents étrangers, arrondissement de Bunkyō
  3. Katakana, Wikipédia
  4. Carte My Number, Wikipédia
  5. Jūminhyō, Wikipédia

Ressources supplémentaires
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En japonais

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